ภาษามีหน้าที่เฉพาะของตน ในฐานะที่เป็นสื่อของความเข้าใจระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง ผู้เขียนและผู้อ่าน ภาษามีหน้าที่สำคัญคือให้ข้อเท็จจริง แสดงความรู้สึก และโน้มน้าวใจหรือชี้นำถึงสิ่งที่พึงกระทำว่าควรจะทำอย่างไรหรือไม่ควรทำอย่างไร นักประชาสัมพันธ์จึงต้องมีความรู้ ความเข้าใจในระเบียบแบบแผนของภาษาและการเขียน เนื่องจากจะต้องใช้ภาษาและการเขียนเป็นสื่อความคิดหรือเป็นสะพานเชื่อมความคิดระหว่างหน่วยงาน องค์กร และสถาบันให้เข้าถึงประชาชนเป้าหมายทั้งภายในและภายนอก
ลักษณะทั่ว ๆ ไปของภาษา
ตามที่รู้กันว่า ภาษาไทยประกอบด้วยสระ พยัญชนะ และวรรณยุกต์ โดยหน่วยที่เล็กที่สุดในภาษาซึ่งมีความหมาย คือ คำ และเมื่อนำคำหลายคำมารวมกันเข้าก็จะกลายเป็นวลี และประโยคตามลำดับ ดังนั้น ในการสื่อสารคำจะมีความหมายโดยแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างคำกับวัตถุ เหตุการณ์ บุคคลตามความหมายที่อ้างอิงได้ในพจนานุกรม ซึ่งเป็นแบบฉบับของความหมายที่เรียกกันว่า คำที่มีความหมายนัยตรง (denotative meaning) เช่น เมื่อผู้ส่งสารกล่าวถึงคำว่า สุนัข แล้วผู้รับสารนึกถึงสัตว์สี่เท้า ซึ่งคนทั่วไปเลี้ยงไว้เฝ้าบ้าน การนึกออกว่าสุนัขมีหน้าตาอย่างไรโดยค่อนข้างชัดเจนเช่นนี้ แสดงให้เห็นว่าสุนัขเป็นคำที่ความเป็นรูปธรรมสูง หรือมีความเป็นนามธรรมต่ำ คือมีความคลุมเครือน้อย และมีความหมายใกล้ชิดกับตัววัตถุทางกายภาพมาก
นอกจากนี้ คำยังมีความหมายในอีกลักษณะหนึ่ง ซึ่งเรียกว่าความหมายนัยประหวัด (connotative meaning) ความหมายนัยประหวัดเป็นความหมายที่เกิดขึ้นภายในบุคคลแต่ละคน ความหมายนัยประหวัดจะเปลี่ยนแปลงไปตามการรับรู้และประสบการณ์ของแต่ละคน (ศรีเรือน แก้วกังวาล, 2548, หน้า 37 - 41) เช่น เด็กที่เคยโดยสุนัขกัด เมื่อได้ยินคำว่าสุนัข อาจจะนึกไปถึงความดุร้าย และความเจ็บปวด เป็นต้น
การเลือกใช้คำสำหรับการเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์นั้น จึงขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้ส่งสารในการที่จะเลือกใช้คำให้ได้ความหมายตามที่ต้องการจะสื่อความ ผู้ส่งสารจึงต้องพยายามวิเคราะห์ให้ได้ว่า ในสภาพการณ์ไหนที่ควรจะใช้คำที่มีความหมายนัยตรง และใน
สภาพการณ์ไหนที่ควรจะใช้คำที่มีความหมายนัยประหวัด เช่น ในบางสถานการณ์ที่ผู้ส่งสารต้องการความชัดเจนควรจะเลือกใช้คำที่มีความหมายนัยตรง ในทางตรงกันข้ามหากผู้ส่งสารต้องการจะใช้ภาษาที่เน้นอารมณ์ความรู้สึกของผู้รับสาร ผู้ส่งสารควรจะเลือกใช้คำที่มีความหมายนัยประหวัด เป็นต้น
อาจกล่าวได้ว่า ทุกภาษาต่างก็มีคำเป็นตัวสื่อความหมายเช่นเดียวกับภาษาไทย เพียงแต่ว่าในแต่ละภาษาจะมีการใช้ที่เป็นระบบ มีกฎเกณฑ์แน่นอนในด้านการเรียงลำดับของคำในประโยค แต่ละภาษาจะมีระบบไวยากรณ์ที่แตกต่างกัน เช่น ภาษาไทยใช้คำหลายคำมาเรียงกันเป็น "บ้านนี้สีขาว" ซึ่งมีคำขยายความอยู่ด้านหลัง แต่ภาษาอังกฤษมีคำ "this white house" ซึ่งมีคำขยายอยู่ด้านหน้า เป็นต้น ฉะนั้นจึงเห็นได้ว่า ประโยคที่มีความหมายเดียวกันในแต่ละภาษาจะกำหนดขึ้นด้วยตัวอักษรและเสียงที่แตกต่างกันออกไป
ภาษาจึงเกิดจากการเรียนรู้โดยมีสิ่งแวดล้อมและสภาพสังคมหรือกลุ่มของผู้ใช้ภาษาเป็นเครื่องกำหนด เช่น เด็กไทยเกิดในประเทศอังกฤษและอาศัยอยู่ในย่านที่ไม่มีคนไทยอยู่เลย เด็กนั้นย่อมพูดภาษาไทยไม่ได้ แต่จะพูดภาษาอังกฤษได้เหมือนคนในประเทศอังกฤษ นี่แสดงให้เห็นว่าภาษาเกิดจากการเรียนรู้ที่มีสิ่งแวดล้อมเป็นองค์ประกอบสำคัญ
ภาษาจึงมีระดับชั้นตามบุคคลในสังคมด้วย นั่นคือสังคมผู้ใช้ภาษาเดียวกันย่อมประกอบด้วยบุคคลที่แตกต่างกันทางด้านเพศ วัย การศึกษา ฐานะ ตระกูล อาชีพ ฯลฯ (ประดับ จันทร์สุขศรี. 2541, หน้า 37) ปัจจัยเหล่านี้ทำให้เกิดมีภาษาหลายระดับชั้น ตามความแตกต่างของหมู่ชนในสังคมนั้น ๆ เช่น มีภาษานักวิชาการ ภาษานักกฎหมาย ภาษาพ่อค้าแม่ค้า ภาษาวัยรุ่น ภาษาเจ้านายและเชื้อพระวงศ์ต่าง ๆ เป็นต้น
นอกจากนี้ ภาษายังมีจำนวนประโยคไม่รู้จบ ถึงแม้ว่าภาษาจะมีระบบ หรือระเบียบอยู่ในขอบเขตจำกัด แต่การสร้างคำและประโยคใหม่ ๆ นั้น เจ้าของภาษาจะสร้างขึ้นใช้ได้อย่างมีจำนวนไม่รู้จบ ดุจเดียวกับการนำเลขจาก 1 - 10 มาเขียนรวมกันเข้าในรูปต่าง ๆ จะเกิดเป็นจำนวนเลขไม่รู้จบ
ภาษายังเป็นเรื่องของการใช้สัญลักษณ์ร่วมกัน ลักษณะเช่นนี้เป็นเรื่องของสังคมที่ได้มีการตกลงกันมาก่อนว่าจะใช้สัญลักษณ์อะไร แบบใด อย่างไร แทนความหมายอะไร เช่น ในภาษาไทยถ้าใครออกเสียงว่า "ม้า" ก็หมายถึงสัตว์สี่เท้าชนิดหนึ่ง หรือว่าในการนำคำเข้ามาเรียงกันในประโยคก็ตาม ก็จะต้องตกลงกันก่อนว่า คำที่ทำหน้าที่เช่นไรจะต้องนำมาก่อน และคำที่ทำหน้าที่อะไรจะต้องตามมาทีหลัง เช่น ม้าวิ่ง นกบิน จะเห็นว่า ม้า ต้องนำมาก่อนคำว่า วิ่ง และบินจะต้องตามหลังคำว่า นก เป็นต้น บุคคลใดจะใช้ภาษาได้ดีก็จะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจในสัญลักษณ์ร่วมกันว่าสัญลักษณ์เช่นไรใช้แทนความหมายอะไร และมีวิธีการใช้อย่างไร
มากไปกว่านั้น ภาษายังมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ภาษาก็เช่นเดียวกับสิ่งของเครื่องใช้ต่าง ๆ เมื่อใช้ไปนาน ๆ เข้าก็ย่อมมีการเปลี่ยนแปลงไปได้ ทั้งด้านเสียงและความหมาย ซึ่งเป็นเรื่องธรรมดา คำบางคำกลายความหมายไปเป็นความหมายตรงกันข้ามก็มี เช่น คำว่า "จุติ" ความหมาย คือ ตาย มักใช้กับเทวดา แต่ปัจจุบันคนส่วนใหญ่เข้าใจว่าความหมาย คือ เกิด เป็นต้น
ปัจจุบันนี้โลกมีความเจริญก้าวหน้าทางด้านวิชาการสาขาต่าง ๆ เพิ่มขึ้น สิ่งของ เครื่องใช้ หรือสิ่งแปลก ๆ ใหม่ ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับชีวิตก็มีเพิ่มขึ้น ดังนั้น จึงมีคำที่เรียกชื่อสิ่งต่าง ๆ ผิดแผกแตกต่างไปจากเดิม และคำเก่าที่ใช้เรียกวัตถุซึ่งไม่มีใช้ในปัจจุบันแล้ว คำ ๆ นั้นก็จะค่อย ๆ เลือนหายไปจากการรู้จักของคนรุ่นใหม่ และต้องเลิกใช้ไปโดยปริยาย
ระดับของภาษา
ดังได้กล่าวมาแล้วในเบื้องแรกว่า การใช้ภาษานั้นขึ้นอยู่กับกาลเทศะ การที่จะใช้ภาษาอย่างไรในสถานการณ์และสถานที่ใดนั้นจึงขึ้นอยู่กับภาวะแวดล้อมเป็นสำคัญ จึงกล่าวกันว่าภาษามีหลายระดับ โดยทั่วไปอาจแบ่งระดับของภาษาอย่างกว้าง ๆ ออกเป็น 3 ระดับ คือ ภาษาปาก ภาษากึ่งแบบแผน และภาษาแบบแผน (วนิดา บำรุงไทย, 2545, หน้า 17 - 18)
1. ภาษาปาก (vulgate)
ภาษาปาก หมายถึง ภาษาที่ใช้พูดอยู่ในชีวิตประจำวัน ซึ่งใช้พูดเพื่อความเข้าใจในหมู่คณะที่มีความใกล้ชิดสนิทสนมกัน ถ้อยคำที่ใช้ไม่ต้องระมัดระวังพิถีพิถันมากนัก ใช้กันตามสบาย เช่น การพูดคุยกับเพื่อนฝูง การเจรจาซื้อขายสินค้าตามท้องตลาด เป็นต้น
ภาษาปาก อาจมีคำต่ำ คำหยาบ คำสแลง (slang) รวมอยู่ด้วย เช่น "เสร็จแล้วโว้ย" "เจ๊งแน่คราวนี้" บางทีอาจมีคำช่วยพูดประกอบหางเสียง เช่น เถอะ เถอะน่า นะ นะคะ นี่นา เหลือเกิน อยู่แล้ว แทบตาย เป็นต้น
ภาษาปากจะมีภาษาย่อย (sub - language) อีกหลายลักษณะ กล่าวคือ ในสังคมย่อมจะมีวัฒนธรรมของกลุ่ม และวัฒนธรรมนี้ย่อมจะมีความแตกต่างกัน วัฒนธรรมที่แตกต่างไปจากวัฒนธรรมโดยส่วนรวมของสังคมนั้น ๆ เรียกว่าวัฒนธรรมย่อย (sub - culture) ภาษาเป็นวัฒนธรรมของชนในสังคม ดังนั้นจึงมีภาษาย่อย (sub - language) อีกหลายระดับด้วย ดังนั้น การแบ่งภาษาย่อยจึงแล้วแต่ว่าจะถืออะไรเป็นเกณฑ์ในการจำแนกประเภท เช่น
1.1 การจำแนกโดยอาศัยพื้นที่เป็นเกณฑ์ คือ การจำแนกออกเป็นภาษาถิ่น (dialect) ต่าง ๆ ภาษาถิ่นจะมีลักษณะแตกต่างกันไปจากภาษาโดยส่วนรวมของชาติ (national language) ความแตกต่างกันนี้โดยมากเป็นเฉพาะด้านเสียงและคำศัพท์ (vocabulary) เท่านั้น ระบบไวยากรณ์ยังคงเป็นแนวเดียวกันอยู่และสามารถใช้สื่อสารกันได้
1.2 จำแนกโดยอาศัยสภาพทางเศรษฐกิจ การศึกษา เพศ วัย และองค์ประกอบอื่น ๆ เช่น ภาษาชาวบ้านทั่วไป ภาษาชาวกรุง หรือภาษาชาวเมือง ภาษานักวิชาการ ภาษาที่ใช้ในวงการธุรกิจ เป็นต้น
2. ภาษากึ่งแบบแผน (Informal Language)
ภาษากึ่งแบบแผน หมายถึง ภาษาที่ใช้พูดและเขียนกันอยู่ในชีวิตประจำวัน แต่ค่อนข้างจะมีลักษณะเป็นภาษาแบบแผนคือเป็นภาษาเขียนที่มีการใช้ภาษาที่ประณีตขึ้น มีการกลั่นกรองถ้อยคำที่จะใช้มากขึ้น ภาษากึ่งแบบแผนยังเป็นภาษาที่ใช้พูดหรือเขียนทั่ว ๆ ไปอย่างภาษาปาก แต่มีความพิถีพิถัน สุภาพรัดกุมมากขึ้น เช่น การสนทนาระหว่างผู้มีการศึกษา การสนทนากับผู้ที่ไม่คุ้นเคย การสนทนาระหว่างผู้อยู่ต่างฐานะ ตำแหน่งวุฒิ การพูดในที่ประชุมกับผู้ฟังทั่วไป ไม่ว่าจะเป็น การอภิปราย การแนะนำตัว การกล่าวเปิดอภิปราย ปาฐกถา การแนะนำบุคคลให้รู้จักกัน
ในด้านการเขียน ได้แก่ ภาษาที่ใช้บันทึกข้อความส่วนตัว จดหมายถึงบุคคลที่ไม่สนิท ภาษานวนิยาย ข้อเขียนในวารสาร นิตยสาร ข่าว และบทความในสื่อมวลชน เป็นต้น นอกจากนั้น ให้ระมัดระวังการใช้ภาษาเฉพาะถิ่นกับคนต่างถิ่น เนื่องจากคนต่างถิ่นจะไม่เข้าใจความหมาย ซึ่งถือว่าไม่สุภาพ จึงควรหลีกเลี่ยงมาใช้ภาษากึ่งแบบแผนแทน
3. ภาษาแบบแผน (Formal Language)
ภาษาแบบแผน บางทีเรียกว่าภาษาราชการ คือ ภาษาที่ใช้โดยได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการว่าถูกต้องตามระเบียบแบบแผนทางภาษาทุกประการ ทั้งถ้อยคำ สำนวนโวหาร การเรียงคำในประโยค เป็นภาษาที่ใช้อย่างเป็นพิธีการ เรียบเรียงด้วยความประณีต ส่วนมากใช้ในการเขียนมากกว่าการพูด เช่น คำกราบบังคมทูล ภาษาในตำรา เอกสารวิชาการ แบบเรียน หนังสือราชการ เรียงความ บทความทางวิชาการ ข้อเขียนที่เป็นหลักฐานทางราชการหรือทางวิชาการ คำกล่าวที่มีระเบียบวาระ หรือเป็นพิธีการ เช่น การกล่าวเปิดประชุม การกล่าวต้อนรับ การกล่าวตอบ การกล่าวอวยพร การกล่าวถวายพระพร และการเขียนตอบข้อสอบ เป็นต้น
ภาษาทั้ง 3 ระดับนี้ กล่าวได้ว่าเป็นการแบ่งระดับภาษาอย่างกว้าง ๆ แต่โดยนัยแห่งการใช้ภาษาที่แท้จริงแล้ว ไม่อาจแยกกันได้โดยเด็ดขาดว่าภาษาใดจะอยู่ในระดับใด โดยเฉพาะภาษาปากกับภาษากึ่งแบบแผนนั้นบางครั้งแยกไม่ได้เลยทีเดียวว่า เมื่อใดจะนับเป็นภาษาปาก เมื่อใดจะนับเป็นภาษากึ่งแบบแผน เพราะถ้อยคำที่ใช้นั้นปะปนกันมาก ส่วนภาษาแบบแผนนั้นอาจจะพอจำแนกได้ชัด โดยที่ผู้รู้ทางภาษาหลายท่านกล่าวว่า ภาษาแบบแผนคือภาษาที่ใช้เป็นภาษาเขียน และภาษาเขียนนั้นไม่นิยมนำภาษาพูดมาใช้
ลักษณะของการแบ่งภาษาออกเป็น 3 ระดับนี้ อาจกล่าวได้ว่าเป็นการแบ่งภาษาโดยขัดแย้งกับลักษณะของการใช้ภาษาที่แท้จริงในสังคม เพราะตามความเป็นจริงแล้ว ผู้ใช้ภาษานั้นส่วนมากจะมิได้คำนึงว่าตนใช้ภาษาอยู่ในระดับใด แต่การใช้ภาษาจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ คือ คำนึงถึงกาละและเทศะเป็นสำคัญ ซึ่งก็อาจจะมีผู้ใช้ภาษาเบี่ยงเบนจากมาตรฐานไปบ้าง
อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้ระดับของคำที่เหมาะสม ย่อมทำให้เกิดผลดีต่อการสื่อสาร กล่าวคือ ทำให้เกิดความเข้าใจกันได้ถูกต้อง มีผลทางด้านจิตวิทยา ทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน การติดต่อสื่อสารจะประสบความสำเร็จ มีความเหมาะสมและสง่างามในสำนวนภาษา ภาษาจะไพเราะ น่าฟัง มีความเหมาะสมในเรื่องมารยาท และทำให้ภาษาเขียนหรือถ้อยคำที่บันทึกไว้เป็นที่เข้าใจได้ในช่วงเวลานาน
การใช้คำ
นอกจากจะรู้เรื่องการใช้ภาษาในโอกาสต่าง ๆ และลักษณะต่าง ๆ กันแล้ว ผู้ใช้ภาษาควรจะมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องของการใช้คำ เพื่อจะได้ใช้คำได้ถูกโอกาส ถูกความหมาย (ประดับ จันทร์สุขศรี. 2541, หน้า 44) หลักในการใช้คำจะสรุปได้เป็นข้อ ๆ ดังนี้
1. ใช้คำให้ถูกต้องตามหน้าที่ เช่น คำนาม คำสรรพนาม ใช้ทำหน้าที่เป็นประธานหรือกรรม และคำกิริยาแสดงการกระทำ เป็นต้น
2. เรียงลำดับคำหรือพยางค์ให้ถูกต้อง เช่น หนวกหู กับ หูหนวก และ แมวกินปลาตัวใหญ่ กับ แมวตัวใหญ่กินปลา จะมีความหมายไม่เหมือนกัน
3. ระมัดระวังการใช้คำและสำนวนให้ถูกต้องตรงความหมาย เช่น กำจัดมลภาวะ ไม่ใช่ อนุรักษ์มลภาวะ และ ขนมพอสมน้ำยา ไม่ใช่ ขนมผสมน้ำยา เป็นต้น
4. เลือกใช้คำระดับเดียวกัน เช่น พ่อ แม่ ลูก ไม่ใช่ บิดา มารดา และลูก หรือ พ่อ แม่ และบุตร เป็นต้น
5. ไม่ควรใช้คำและสำนวนภาษาต่างประเทศ ถ้ามีคำไทยให้เลือกใช้ เช่น ให้ใช้คำว่า โลกาภิวัตน์ แทน globalization และ ฉันต้องขึ้นรถไฟ แทน ฉันต้องจับรถไฟ เป็นต้น
6. อย่าใช้คำฟุ่มเฟือย เช่น ห้ามไม่ให้ เป็นต้น ควรเลือกใช้เพียงคำใดคำหนึ่ง
7. หลีกเลี่ยงคำที่ให้ความรู้สึกที่ไม่ดีต่อผู้อื่น เช่น คนแก่ ควรใช้ ผู้สูงอายุ เป็นต้น
8. ระมัดระวังการสะกดคำให้ถูกต้อง เช่น กะทัดรัด ไม่ใช่ กระทัดรัด และ ต่าง ๆ นานา ไม่ใช่ ต่าง ๆ นา ๆ เป็นต้น
การศึกษาการใช้คำ
โดยเหตุที่คำมีความหมายแตกต่างกันและมีหลายลักษณะดังกล่าวมาแล้ว การเขียนเพื่อการประชาสัมพันธ์จึงต้องอาศัยศิลปะของการใช้ถ้อยคำ เพื่อให้ได้คำที่มีความหมายตามที่ต้องการและถูกต้อง ไพเราะ เหมาะสม วิธีศึกษาเรื่องการใช้คำนั้นจะสามารถทำได้ด้วยตนเองหลายวิธี อาทิ
1. ศึกษาถ้อยคำต่าง ๆ ที่มีอยู่ตามสื่อมวลชนประเภทหนังสือพิมพ์ เอกสาร วารสาร และนิตยสารต่างๆ แล้วให้สังเกตว่าผู้เขียนใช้คำต่าง ๆ เหล่านั้น ในความหมายอย่างไร เหมาะสมสอดคล้องเพียงใดหรือไม่ จะสามารถนำคำเหล่านั้นมาใช้ในโอกาสใดบ้าง
2. ศึกษาถ้อยคำของนักประพันธ์ที่มีชื่อเสียงและคนนิยมอ่าน ไม่ว่านักเขียนนั้นจะเขียนเรื่องประเภทใด การมีประสบการณ์ตรงในการอ่านทำให้ร่ำรวยถ้อยคำ และได้เห็นวิธีใช้คำอย่างมีศิลปะของนักประพันธ์ จะทำให้นำคำมาใช้ในการเขียนได้สะดวกและเหมาะสมมากขึ้น
3. ศึกษาจากหนังสือทุกประเภท ตั้งแต่หนังสืออ่านเล่นจนหนังสือตำราต่าง ๆ เพื่อศึกษาความแตกต่างในการใช้ภาษาในหนังสือแต่ละเล่มว่ามีความหลากหลายกันอย่างไรหรือไม่
4. ศึกษาจากเอกสารเกี่ยวกับภาษาโดยเฉพาะ เช่น พจนานุกรม สารานุกรม ตำราการใช้ภาษา เพื่อศึกษาแง่มุมและข้อเสนอแนะเรื่องการใช้ถ้อยคำต่าง ๆ ซึ่งตำราเหล่านี้มักจะรวบรวมข้อความ ถ้อยคำที่ได้เลือกสรรว่าดีแล้วมาเป็นตัวอย่าง จะได้เห็นตัวอย่างที่ดีเพื่อนำไปเป็นต้นแบบหรือเป็นแนวทางในการใช้ต่อไป
การใช้ถ้อยคำโดยมีศิลปะจะทำให้การติดต่อสื่อสารราบรื่น ด้วยผู้รับสารจะเข้าใจความหมายที่ผู้ส่งสารต้องการสื่อได้ตรงตามที่ผู้ส่งสารปรารถนา หรืออย่างน้อยก็เข้าใจได้ใกล้เคียงมากที่สุด ซึ่งจะส่งผลดีต่อการประชาสัมพันธ์อย่างยิ่ง
การเขียน
คำพูดหรือถ้อยคำที่จดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหรือตัวหนังสือ เรียกว่า ภาษาเขียน (written language) ซึ่งถือว่าเป็นภาษาที่มนุษย์แต่งหรือสร้างขึ้น (artificial language) นักภาษาศาสตร์มีความเห็นว่าภาษาเขียนไม่ใช่ภาษาที่แท้จริง แต่เป็นเพียงสัญลักษณ์ที่มนุษย์ประดิษฐ์ขึ้นมาเพื่อใช้แทนเสียงพูดเท่านั้น แต่เนื่องจากภาษาเขียนต้องทำหน้าที่แทนตัวผู้พูด ซึ่งไม่ปรากฏตัวอยู่ในที่นั้น ดังนั้นภาษาเขียนจึงต้องมีความกระชับและชัดเจน ผู้ใช้ภาษาเขียนจึงต้องระมัดระวังและพิถีพิถันในการเขียนมากกว่าการพูด การเขียนมีลักษณะเป็นทางการมากกว่าการพูด ภาษาเขียนไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง ส่วนภาษาพูดมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2546, หน้า 154) ให้ความหมายคำว่า เขียน ซึ่งเป็นคำกริยาไว้ว่า ขีดให้เป็นตัวหนังสือ หรือเลข ขีดให้เป็นเส้นหรือรูปต่าง ๆ วาด แต่งหนังสือ เมื่อใช้เป็นคำนามจะเติม "การ" ลงไปข้างหน้า เป็น "การเขียน" ถ้าพิจารณาตามความหมายของการใช้ภาษาแล้ว การเขียนจะหมายถึงทักษะหนึ่งของการใช้ภาษาเพื่อถ่ายทอดความรู้ ความคิด อารมณ์ และความต้องการทุกอย่างที่คิดขึ้นในสมองของผู้เขียนไปยังผู้อ่าน โดยใช้ตัวหนังสือเป็นเครื่องมือในการถ่ายทอด
ความสำคัญของการเขียน
การเขียนเป็นทักษะหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการส่งสาร เพื่อสื่อความคิดหรือเรื่องราวที่ผู้ส่งสารมีความประสงค์จะถ่ายทอดไปยังผู้รับสาร การเขียนจึงเป็นการติดต่อสื่อสารที่เป็นสื่อกลาง ที่จะช่วยแสดงออกถึงความรู้สึกนึกคิด และการเขียนยังเป็นทักษะที่ใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อความหมายได้คงทนและปรากฏเป็นหลักฐานได้ดีกว่าทักษะอื่น ๆ เพราะจารึกไว้เป็นอักษรไม่ลบเลือน การเขียนจึงเป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างอดีตกับปัจจุบันถึงอนาคต (นิภา กู้พงษ์ศักดิ์, 2544, หน้า 1)
แต่ถ้าผู้เขียนขาดทักษะหรือความชำนาญในการเขียนเพื่อสื่อสารให้คนอื่นเข้าใจหรือรับรู้ได้แล้ว แม้การเขียนจะมีความสำคัญเพียงใดก็ดูเหมือนจะหมดความหมายโดยสิ้นเชิง เพราะไม่สามารถจะใช้การเขียนเป็นเครื่องมือสื่อสารให้ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้ ด้วยเหตุนี้ การเรียนรู้และการฝึกฝนทักษะการเขียนจึงเป็นวิถีที่จำเป็นที่จะนำผู้ส่งสารไปถึงจุดหมายปลายทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ
กล่าวโดยสรุป การเขียนซึ่งเป็นการสื่อความหมายและสื่อความเข้าใจที่แพร่หลายและคงทนยิ่งกว่าการพูด เพราะมีหลักฐานถาวรปรากฏอยู่ สามารถเป็นบันทึกทางวัฒนธรรมที่สะท้อนให้เห็นถึงสติปัญญา ความคิดของคนร่วมสมัยและต่างสมัย รวมทั้งให้ประสบการณ์ทางตรงและทางอ้อมและมีอิทธิพลต่อสังคม ปัจจุบัน บุคคลจำนวนหนึ่งได้ใช้การเขียนเป็นทั้งงานอาชีพและงานอดิเรก
วัตถุประสงค์ทั่วไปของการเขียน
ในการเขียนทุกครั้ง ผู้ส่งสารจะต้องตั้งวัตถุประสงค์ในการเขียนว่าจะเขียนสารขึ้นมาเพื่ออะไร อวยพร พานิช และคณะ (2543, หน้า 163 - 164) สรุปวัตถุประสงค์ทั่วไปของการเขียนไว้ 3 ประการ คือ
1. เพื่อให้ข้อมูลข่าวสาร
การให้ข้อมูลข่าวสาร คือ การที่ผู้ส่งสารมุ่งให้ผู้รับสารมีความรู้ ได้รับการอบรมสั่งสอน ได้รับข้อเท็จจริง ได้รับเหตุผล และได้รับการชี้แจงให้เข้าใจกระจ่างชัดขึ้น เป็นการอธิบายให้ผู้รับสารรู้ว่าอะไรเป็นอะไร เป็นการบอกเล่าให้ทราบ ฯลฯ โดยสารจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ข่าว บทความ และการบรรยายสรุป เป็นต้น
2. เพื่อให้ความบันเทิง
การให้ความบันเทิง คือ การเร้าอารมณ์ผู้รับสารให้เกิดความเพลิดเพลิน สนุกสนาน ให้เกิดภาพพจน์ จินตนาการ เกิดความผ่อนคลาย เกิดความรื่นเริงบันเทิงใจ เป็นการพรรณนาให้ผู้รับสารได้รู้สึก ได้เห็น และได้ยินเช่นเดียวกับผู้เขียนรู้สึก ได้แก่ การพรรณนาภาพ เสียง กลิ่น รส หรือสัมผัสใด ๆ ก็ตาม ฯลฯ โดยสารจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น บทกวี นวนิยาย เรื่องสั้นสารคดี บทวิทยุกระจายเสียง และบทวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น
3. เพื่อโน้มน้าวใจ
การโน้มน้าวใจ คือ การเปลี่ยนความรู้สึก เปลี่ยนใจหรือเปลี่ยนท่าทีของผู้รับสารให้เป็นไปตามที่ผู้ส่งสารต้องการ เช่น การชักชวนให้ผู้รับสารเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ การโน้มน้าวใจให้เห็นด้วยกับนโยบายใหม่ ๆ เปลี่ยนความคิดจากเรื่องหนึ่งไปยังอีกเรื่องหนึ่ง และการเชิญชวนให้บริจาคเงินเพื่อช่วยเหลือเด็กกำพร้า เป็นต้น
จากวัตถุประสงค์ทั่วไปทั้ง 3 ประการ จะเห็นว่าการเขียนเป็นการสื่อความหมายที่สามารถนำไปใช้ในการสื่อสารได้กว้างขวาง ด้วยวิธีการที่หลากหลาย ทั้งแบบเรียบง่ายไปจนถึงยากซับซ้อน และผู้รับสารที่รับสารจากการเขียนยังจะต้องเข้าใจสารได้โดยไม่มีเสียงสูงต่ำ หนักเบา ตลอดจนการแสดงสีหน้าท่าทางประกอบอย่างการพูด ฉะนั้น ผู้เขียนจึงจำเป็นต้องอาศัยการฝึกหลาย ๆ ด้าน เช่น การเขียนตัวอักษรให้ถูกแบบ เขียนสะกดการันต์คำที่ใช้ให้ถูกต้องตามพจนานุกรม เลือกสรรถ้อยคำให้ตรงตามความหมายที่ต้องการ และที่สำคัญเลือกใช้สำนวนโวหารให้ถูกต้องสละสลวยเหมาะสมกับเรื่องที่จะเขียน
หลักเกณฑ์การใช้โวหารในการเขียน
โวหารการเขียน บางทีเรียกรวมกับคำสำนวน เป็นสำนวนโวหารหรือท่วงทำนองในการเขียนเสนอเรื่อง เป็นลีลาการใช้ภาษาอย่างมีชั้นเชิงและศิลปะทั้งนี้เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเรื่องราวและเกิดความรู้สึกตรงตามเจตนารมณ์ของผู้เขียน
ในการเขียนเรื่องต่าง ๆ ไม่ว่าจะสั้นหรือยาวเพียงใด แม้แต่ในหนึ่งย่อหน้า ไม่จำเป็นว่าผู้เขียนจะต้องใช้โวหารเพียงแบบใดแบบหนึ่งเพียงชนิดเดียวเท่านั้น ในเรื่องสั้น ๆ ซึ่งมีจุดหมายเพียงอย่างเดียวอาจใช้โวหารชนิดหนึ่งเป็นหลักและใช้โวหารชนิดอื่นประกอบ โวหารบางชนิดอาจไม่ใช้เลยก็ได้ การจะใช้โวหารชนิดใดมากหรือน้อยขึ้นอยู่ผู้เขียนจะเขียนอะไร และจะเขียนเพื่อให้ผู้อ่านรู้หรือเห็นอะไร โวหารต่าง ๆ ที่ใช้ในการเขียนมีดังต่อไปนี้ (ชลอ รอดลอย, 2544, หน้า 24 -25)
1. บรรยายโวหาร
บรรยายโวหารเป็นโวหารที่มีจุดหมายเพื่อบอกกล่าว เล่าเรื่องมีเนื้อหาสาระที่เป็นข้อเท็จจริง บรรยายตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างละเอียด รวมถึงลักษณะการอธิบายกระบวนการ การวิเคราะห์ หรือการจำแนกเนื้อหาออกเป็นประเภท ๆ ตลอดจนการนิยามและการอธิบายความหมายของคำ บรรยายโวหารเหมาะที่จะเขียนเรื่องประเภทให้ความรู้ เช่น ประวัติ ตำนาน นิทาน นิยาย พงศาวดาร และจดหมายเหตุต่าง ๆ
การเขียนบรรยายโวหารที่ดีนั้น ผู้เขียนต้องรู้เรื่องที่จะบรรยายอย่างดี สามารถใช้ภาษาได้กะทัดรัด ชัดเจน และตรงเป้าหมาย เรียบเรียงเรื่องตามลำดับเหตุการณ์ไม่สับสนวกวน ควรมีตัวอย่างหรือข้อเปรียบเทียบเพื่อให้เรื่องเด่นชัดขึ้น
ตัวอย่างบรรยายโวหาร เช่น
...เด็กโคลนนิ่งคนแรกกำเนิดเมื่อวันที่ 26 ธันวาคม ปีที่แล้ว โดยได้ชื่อเสียงเรียงนามว่า หนูน้อยอีฟ ซึ่งกลายเป็นแก้วตาดวงใจของพ่อแม่ชาวอเมริกันนิรนามคู่หนึ่ง ส่วนเด็กโคลนนิ่งคนที่สองถือกำเนิดมาด้วยจุดประสงค์ เพื่อจะเป็นลูกรักของคู่เลสเบี้ยนคู่หนึ่งในประเทศเนเธอร์แลนด์ ซึ่งผลงานการโคลนนิ่งเด็กทั้งสองเป็นผลงานชิ้นโบว์แดงของบริษัทโคลนเอด (Cloneaid)... (รักลูก, 2546, หน้า 40)
2. พรรณนาโวหาร
พรรณนาโวหาร เป็นโวหารที่มีกระบวนความทำนองรำพึงรำพันกล่าวถึงสิ่งพบเห็นอย่างพิสดารโดยสอดแทรกอารมณ์และความรู้สึกนึกคิดของผู้เขียนเพื่อโน้มน้าวใจผู้อ่านให้เกิดภาพพจน์ และอารมณ์คล้อยตามไปด้วย โวหารประเภทนี้ใช้เมื่อกล่าวพรรณนาถึงความงามทั้งทางศิลปะและความงามของธรรมชาติ เช่น กล่าวชมความงามของถิ่นฐานบ้านเมือง พรรณนาลักษณะรูปพรรณสัณฐานหรือคุณสมบัติของสิ่งต่าง ๆ ตลอดจนการสดุดีหรือเฉลิมพระเกียรติ เป็นต้น
การเขียนพรรณนาโวหารที่ดี ผู้เขียนควรเลือกใช้คำที่เหมาะสม ให้ความรู้สึกตรงกับเนื้อเรื่องที่พรรณนา เลือกสรรคำที่ไพเราะ กระชับรัดกุม และอาจมีการเปรียบเทียบเพื่อให้ผู้อ่านรู้สึกและเห็นภาพพจน์ตามผู้เขียน สามารถเข้าใจข้อความที่พรรณนาได้อย่างชัดเจน
ตัวอย่างพรรณนาโวหาร เช่น "...หมอกมัวซัวทั่วทุกแห่งหน ลมหนาวกรูเกรียวมาจนร่างเขาสั่นสะท้าน ต้นไม้ใบหญ้าที่พอมีอยู่บ้างตามริมทาง สัมผัสละอองหมอกที่พราวพร่าง จนใบกลายเป็นสีขาวหม่น แล้วไหลตามร่องใบหยดลงดังเปาะแปะเมื่อกระทบใบไม้ที่เกลื่อนตามใต้ต้น..." (นิรันศักดิ์ บุญจันทร์, 2534, หน้า 73)
3. เทศนาโวหาร
เทศนาโวหาร เป็นกระบวนความอบรมสั่งสอน ชี้ให้เห็นคุณและโทษของสิ่งต่าง ๆ อย่างมีเหตุผล เพื่อชักจูงให้ผู้อ่านเห็นตาม
การเขียนเทศนาโวหารนั้น ผู้เขียนต้องใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมแก่ผู้อ่าน อธิบายหรือจำกัดความสิ่งที่กล่าวถึงให้ชัดเจน ชี้เหตุและผลที่จะเกิดขึ้นตามมาให้แจ่มแจ้ง ควรมีการยกตัวอย่างอธิบายคุณและโทษให้เห็นจริง
ตัวอย่างเทศนาโวหาร เช่น "...ผู้มีจิตสำนึกในคุณธรรม ย่อมสามารถหักห้ามความคิดที่ไม่ถูกต้อง ยับยั้ง การกระทำที่ไม่สมควร และควบคุมตนเองให้ประพฤติปฏิบัติแต่ในทางที่ดีได้ บัณฑิตเป็นผู้มีการ ศึกษาสูง ควรอย่างยิ่งที่จะฝึกฝนอบรมจิตใจให้บริบูรณ์ด้วยคุณธรรม จึงจะได้รับการยกย่องนับถือว่าเป็นบัณฑิตแท้..." (พระราโชวาทสมเด็จพระบรมโอรสาธิราชฯ สยามมกุฎราชกุมาร, 2540)
4. สาธกโวหาร
สาธกโวหาร เป็นวิธีการเขียนที่ยกตัวอย่างหรือเรื่องราว เพื่อประกอบข้อความในเนื้อเรื่องให้เด่นชัดยิ่งขึ้น โดยมากมักจะยกขึ้นมาเป็นอุทาหรณ์ประกอบในเทศนาโวหาร
การเขียนสาธกโวหารนั้น เรื่องที่นำมายกเป็นตัวอย่างต้องเข้ากับเรื่องที่กำลังเขียนอยู่และต้องเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลกับเรื่องนั้น ๆ ด้วย
ตัวอย่างสาธกโวหาร เช่น "...ในช่วงหนึ่ง แวดวงวรรณกรรมในบ้านเรานิยมเรื่องของความคิดโต้แย้งนี้มากอย่างเช่น นาย ก. วิจารณ์วรรณกรรม เผยแพร่ทางหน้านิตยสารได้ไม่นาน นาย ข. ก็เขียนข้อความโต้แย้งออกมาแสดงทรรศนะไม่เห็นด้วยกับคำวิจารณ์นั้น โดยยกเหตุผลต่าง ๆ มาหักล้าง แนวคิดนี้เรียกกันว่าวิจารณ์ซ้อนวิจารณ์..." (ถวัลย์ มาศจรัส, 2544, หน้า 92)
5. อุปมาโวหาร
อุปมาโวหาร เป็นกระบวนความที่กล่าวเปรียบเทียบคู่ไปกับอุปไมยจึงมักเรียกว่า "อุปมาอุปไมย" ทั้งนี้เพื่อประกอบเนื้อความให้ชัดเจน ซึ่งอาจจะเป็นการเปรียบเทียบความเหมือน ความขัดแย้ง ลักษณะตรงกันข้าม หรือเปรียบเทียบ โดยผู้อ่านต้องโยงความคิดจากสิ่งหนึ่งไปสู่อีกสิ่งหนึ่ง
ตัวอย่างอุปมาโวหาร เช่น
...ชีวิตของเราจะผิดอะไรกับกองเพลิง ชีวิตต้องการฟืนอยู่ทุกขณะจิตมันทำให้เรามีภาวะที่ว่างไม่ได้ ถ้าจะมีผู้ซึ่งพ้นจากภาระนี้ได้ และไม่ต้องมาคอยกังวลอยู่อีก ก็เพราะเขาพบฟืนวิเศษชนิดที่ทำให้ ดวงชีวิตลุกโพลงอยู่ชั่วนิรันดรได้ โดยไม่ต้องคอยดูแลมันอีกนั่นเอง เขาผู้นั้นย่อมพ้นแล้วซึ่งความหนัก เป็นผู้เบิกบานแล้ว ผ่องใสแล้ว และ เย็นสบายเหมือนดอกไม้ที่บานไม่รู้โรย ส่งกลิ่นหอมอยู่ชั่วกาลนาน เพราะว่าเขาอยู่เหนือความทุกข์แล้วโดยสิ้นเชิง จึงยิ้มแย้มได้เป็นนิตย์...(วิลาศ มณีวัต, 2537, หน้า 42)
